Integritetspolicy för Fordonsmyndigheten

Personuppgiftsansvar

Fordonsmyndigheten är personuppgiftsansvarig för behandlingen av personuppgifter på denna webbplats och i sina egna register. Information om hur du kontaktar oss finns under rubriken Kontakt längst upp på sidan.

Syftet med behandlingen

Vårt främsta syfte för att behandla dina personuppgifter är för att Fordonsmyndigheten ska kunna fullfölja åtaganden mot dig som registrerad.

Fordonsmyndigheten samlar framförallt in sådana personuppgifter som behövs för att ge den service till dig som registrerad som du enligt lag har rätt till. I de flesta fall är insamlingen av personuppgifter alltså till för att Fordonsmyndigheten ska kunna ge lagstadgad service.

Vi behandlar alltid dina personuppgifter med stöd i de legala grunder som ställs upp enligt Dataskyddsförordningen samt vad som annars stadgas i den åländska och finska lagstiftningen.

Vilka Data samlar Fordonsmyndigheten in om dig?

Som personuppgiftsansvarig har Fordonsmyndigheten ansvaret för att dina personuppgifter behandlas på ett säkert sätt och att Förordningen följs.

För att du ska kunna få lagstadgad service behöver du lämna dina personuppgifter. Vi inhämtar dock inte fler personuppgifter än vad vi behöver för att handlägga ditt ärende. Om du inte vill lämna de personuppgifter vi behöver kommer du inte kunna få ta del av våra tjänster.

Fordonsmyndigheten tillämpar inget automatiserat beslutsfattande utan alla beslut görs manuellt av en tjänsteman eller behörigt organ.

Fordonsmyndigheten kan använda dina personuppgifter för att besvara dina förfrågningar och sända e-post till dig för att informera om Fordonsmyndighetens verksamhet till den e-postadress du uppgett för oss. Du kan när som helst begära att inte få e-post från oss.

Fordonsmyndigheten kommer att behandla ditt personnummer när det är klart motiverat med hänsyn till ändamålet, nödvändigt för säker identifiering eller om det finns något beaktansvärt skäl. Vi minimerar alltid användandet av dina personuppgifter i så stor utsträckning som det är möjligt.

För de fall att du har lämnat ditt samtycke till behandling av dina personuppgifter så har du rätt att när som helst återkalla ditt samtycke, utan att detta påverkar lagligheten av behandlingen.

Vi är skyldiga att meddela dig om vi vill använda oss av personuppgifterna på något annat sätt än det vi inhämtat dem för. I vissa fall kan vi fråga dig om vi får använda tidigare inlämnade personuppgifter för att förenkla handläggningen av ditt ärende.

Hur behandlar vi dina personuppgifter?

Dina personuppgifter behandlas bara av den personal inom Fordonsmyndigheten som behöver den för att ge dig den lagstadgade servicen.

I Fordonsmyndighetens register lagras sådana uppgifter om dig som du själv angett i samband med att du blev registrerad samt eventuella uppgifter som framkommer vid ett senare skede. Senare behandling av dina personuppgifter kommer hanteras efter samma ändamål som när de samlades in.

Fordonsmyndigheten kan i vissa fall inhämta personuppgifter som rör dig från någon annan än dig själv. I dessa fall kan det handla om att få tag på dina kontaktuppgifter för att kunna delge dig ett beslut som Fordonsmyndigheten tagit som berör dig eller i övrigt för att kunna fullfölja de skyldigheter som stadgas enligt lag. I samband med att vi använder eventuella uppgifter som vi har hämtat från någon annan än dig själv kan vi komma att informera dig om varifrån vi har hämtat uppgifterna och vilka uppgifter vi har hämtat, förutsatt att det inte finns undantag från informationsplikten enligt artikel 14.5 Dataskyddsförordningen. Informationen kan till exempel ges i samband med att vi skickar hem ett beslut till dig.

Utlämnande till tredje part

Huvudprincipen är att vi ej överför personligt identifierbar information till utomstående parter. Emellertid så är Fordonsmyndigheten en fristående myndighet under Landskapsregeringen och det innebär att ärenden av ej sekretessbelagd karaktär blir allmänna handlingar. Uppgifter om namn och kontaktinformation (adress, telefonnummer) som finns i myndighetens fordons- och vattenfarkostregister lämnas ut om den som begär ut uppgifterna anses ha ett berättigat skäl.

Undantag enligt dataskyddslagstiftningen kan vara en betrodd tredje part som hjälper oss att driva vår webbplats, med kravet att dessa parter godkänner att hålla informationen konfidentiell. Detsamma gäller i begränsad omfattning tredje part som har avtal med Fordonsmyndigheten för att se fordonsdata de behöver i sin verksamhet såsom Statens ämbetsverk, parkeringsövervakare och försäkringsbolag.

Vi anser att det är nödvändigt att dela information i vissa fall i syfte att undersöka, förhindra eller vidta åtgärder mot illegala aktiviteter, misstänkt bedrägeri, situationer som medför en potentiell risk för en persons fysiska säkerhet, brott mot våra användarvillkor eller andra tillfällen då lagen kräver så.

Informationsskydd

Vi vidtar en rad olika säkerhetsåtgärder för att skydda dina personliga uppgifter. Vi använder oss av avancerade krypteringsmetoder för att skydda känsliga uppgifter som överförs över internet. Endast medarbetare som ska uträtta ett specifikt arbete (t.ex. fakturering eller ärendehantering) får tillgång till personligt identifierbar information. De datorer/servrar som används för att lagra personligt identifierbar information lagras i en säker miljö.

Använder vi oss av cookies?

Ja. Våra cookies förbättrar tillgången till vår webbplats och identifierar återkommande besökare. Dessutom förbättrar våra cookies användarupplevelsen samt indirekt mäter användarstatistik. Vår användning av cookies kopplas över huvud taget inte till personligt identifierbar information på vår webbplats.

Hur länge lagrar vi dina personuppgifter?

Fordonsmyndigheten lagrar dina personuppgifter så länge som det är rimligen nödvändigt för att uppfylla de syften för vilka de samlades in och för att efterleva Förordningen eller tillämpliga lagar. 

Så snart personuppgifterna inte längre är nödvändiga för de syften för vilka de samlats in eller på annat sätt behandlats kommer de att raderas.

Personuppgifter som skickas in till Fordonsmyndigheten utan att de efterfrågats kommer inte att sparas, med vissa undantag som till exempel spontana arbetsansökningar.

Vid arkivering, av personuppgifter måste Fordonsmyndigheten dock följa arkivlagar och andra föreskrifter. Fordonsmyndigheten har i många fall krav på sig att lagra personuppgifter under väldigt lång tid för att man långt fram i tiden ska kunna se hur man arbetade förr. Allt detta bestäms i enlighet med gällande lagar och andra föreskrifter som reglerar hur uppgifter ska hanteras. Du har även möjlighet att fråga hur länge olika typer av personuppgifter kommer att lagras i vårt arkiv.

Rätt att begära information

Vill du veta om Fordonsmyndigheten behandlar personuppgifter om dig, skicka en undertecknad begäran till oss. Du har rätt att begära information om personuppgifter som behandlas om dig hos Fordonsmyndigheten och att få uppgifter rättade.

Dataskyddsombud

Fordonsmyndigheten köper tjänsten som dataskyddsombud från Åda Ab.

Dataskyddsombudets roll är att kontrollera att dataskyddsförordningen följs genom att till exempel utföra kontroller och informationsinsatser.

Dataskyddsombudet kan du kontakta om dina personuppgifter hanteras av Fordonsmyndigheten och du har några frågor om det.

Dataskyddsombud via ÅDA AB
Telefon: +358 (0)18 12 900
E-post: dpo@ada.ax

Datainspektionen – om du har klagomål

Datainspektionen är ansvarig för att övervaka tillämpningen av Förordningen.

Om du anser att Fordonsmyndigheten har behandlat dina personuppgifter på ett sätt som strider mot Förordningen har du rätt att lämna in ett klagomål till Datainspektionen

Kontaktuppgifter hittar du via deras hemsida, http://www.di.ax/

Personuppgiftsbiträden

Fordonsmyndigheten kan använda sig av personuppgiftsbiträden för sina tjänster. Vi förbinder sig att ha personuppgiftsbiträdesavtal med samtliga personuppgiftsbiträden.

Personuppgiftsbiträdet agerar i enlighet med de instruktioner som anges i personuppgiftsbiträdesavtalet.

Om ett personuppgiftsbiträde i sin tur skulle anlita ett biträde kallas denna för underbiträde. Ett underbiträde kan aldrig anlitas utan vårt medgivande.

Publicerad 27.4.2018
Uppdaterad 21.5.2019